Privacy Verklaring

Privacyverklaring – De Rots

Je deelt allerlei persoonsgegevens met ons. Bijvoorbeeld als je deel wil nemen aan een activiteit of cursus, of als je (asprirant)lid wil worden of aanvraagt om gedoopt te worden. Je gegevens worden door ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij die verwerking houden wij ons aan de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) stelt. We delen je gegevens nooit met anderen. Daar kun je op vertrouwen.

Verantwoordelijkheid

De Rots is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. Onze verwerking is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden je aan deze zorgvuldig te lezen alvorens je akkoord gaat.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over jou of die we in verband kunnen brengen met jou.
Wanneer registreren en bewaren wij gegevens van jou? Als je wil deelnemen aan een cursus, workshop of andere activiteit, vragen wij een aantal basisgegevens van je zoals je naam, adres, geslacht en contactgegevens zoals telefoonnummer en emailadres. Als je een aanvraag doet om (aspirant)lid te worden van De Rots, willen we ook graag je geboortedatum weten en welke personen er (indien van toepassing) deel uitmaken van je gezin.

Waarvoor gebruiken wij je gegevens?

De gegevens die je met ons deelt worden vertrouwelijk behandeld, veilig opgeslagen en alleen gebruikt voor communicatie met jou. En waar nodig intern om bijvoorbeeld een cursusgroep samen te stellen. Je gegevens worden nooit met anderen gedeeld. Kinderen tot en met de onderbouwleeftijd worden bij aanmelding geregistreerd, met daarbij de vermelding van de gegevens van de ouder of verzorger. Dit om bij een eventuele ontruiming te kunnen controleren of alle kinderen het te ontruimen pand hebben verlaten. Ook kan het zijn dat de hulp van een ouder of verzorger nodig is en deze door ons opgeroepen kan worden. Deze registratie wordt daarnaast gebruikt voor - interne - statistische doeleinden. Als de ouder of verzorger aangeeft dat er voor hun kind(eren) sprake is van speciale behoeften en/of extra aandacht, wordt daar registratie van gedaan. Die gegevens worden alleen na toestemming door ons bewaard.

Financiële gegevens

Als je deelneemt aan een activiteit waarvoor wij een financiële bijdrage vragen, registreren wij of de betaling bij ons is binnengekomen. Vaak is dat door middel van een overschrijving per bank of iDeal-betaling. Wij bewaren dan alleen het feit dat je betaald hebt, maar bewaren geen bankgegevens in ons boekingssysteem. Als je De Rots financieel steunt met een gift middels een bankmachtiging, periodieke overschrijving of een bankoverschrijving, dan bewaart de Commissie van Beheer de bank- en betalingsgegevens zodat de gever een jaarlijks overzicht van gedane giften kan ontvangen voor de aangifte inkomstenbelasting. Als je gebruik wil maken van het Recht op Vergetelheid, dienen wij om belastingtechnische redenen je financiële gegevens nog zeven jaar te bewaren. Die gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor de leden van de Commissie van Beheer.

Hoe gaan we om met je gegevens?

Binnen De Rots maken we gebruik van een kerkmanagementsysteem waar uitsluitend door de oudstenraad geautoriseerde personen toegang toe hebben. Binnen dit systeem is een uitgebreid systeem van toegangscontrole op specifieke onderdelen van toepassing. Niet elke geautoriseerde gebruiker heeft dus inzicht in al je gegevens, maar heeft alleen toegang tot de onderdelen die nodig zijn voor de functie waarin de gebruiker werkzaam is. Alle geautoriseerde gebruikers (betaalde staf en vrijwilligers) hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. We gaan zorgvuldig om met de gegevens die je ons toevertrouwt.

Je persoonsgegevens bekijken of aanpassen

Wil je weten welke persoonsgegevens wij over je hebben vastgelegd? Dit kun je doen door in te loggen op je Rots account. De meeste gegevens kun je daar ook zelf aanpassen. Zo kun je gebruik maken van je Recht op Rectificatie.

Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Zolang je (aspirant)lid bent van De Rots, een regelmatige bezoeker bent of regelmatig deelneemt aan cursussen of activiteiten, blijven je gegevens actief in ons systeem. Bij beëindiging van je actieve relatie met De Rots zullen wij je gegevens anonimiseren waardoor deze gegevens niet meer naar jou te herleiden zijn. Je bent dan definitief uit ons systeem verwijderd. Beëindiging van je actieve relatie met De Rots dien je schriftelijk, per mail, of via het contactformulier aan ons kenbaar te maken. Daarbij kan het zijn dat je nog wel informatie over activiteiten of andersoortige informatie van De Rots wil blijven ontvangen en om die reden niet definitief uit ons systeem verwijderd wil worden.

Bij eventuele vragen kun je ook gebruik maken van het contactformulier 

De wereld om ons heen verandert continue, dus houden we ook onze Privacy Verklaring up-to-date.
De gegevens op deze pagina zijn voor het laatst bewerkt op 7 juni 2018